Si bien la factura electrónica nace con un propósito gubernamental, con esta iniciativa, las empresas disponen de una oportunidad que las ayudan a ser altamente competitivas, mejorar sus procesos y alcanzar sus objetivos de negocio.

Aunque la facturación electrónica ya está plenamente establecida en el ámbito de la administración pública, sigue siendo poco utilizada en el sector privado, a pesar de las múltiples ventajas que ofrece.

Una solución de factura electrónica es un proyecto integral de compañía, en donde están involucradas las áreas comerciales, contables, de marketing, logísticas, finanzas y TI. Así mismo, los beneficios son para todos ellos.

De acuerdo con una implementación de facturación digital que realizó Xerox en un prestigioso banco brasileño, 60 departamentos recibían, analizaban y validaban documentos, los cuales tardaban hasta 10 días en ser recibidos por el área de cuentas por pagar, para iniciar la liquidación fiscal, retención de impuestos y flujo de pago desde el documento físico. Ahora, con el proceso electrónico, todos los movimientos son digitales, eliminando la transferencia entre áreas y el riesgo de pérdida de documentos.

“Xerox ofrece, además del cumplimiento normativo, una solución innovadora que permite integrar los procesos internos con la generación/recepción de las facturas o documentos tributarios electrónicos, con ello logra reducir los costos operativos e incrementa la productividad de su compañía”, comenta Ricardo Karbage de Xerox.

La facturación electrónica se aplica en todo tipo de empresas e industrias y su fin es el mismo: agilizar procesos, ahorrar dinero, garantizar seguridad, convertir un trámite engorroso y largo en una operación cómoda, sencilla y fiable.

Entre las principales ventajas de la facturación electrónica respecto de la factura en papel se encuentran las siguientes:

• Protección al medio ambiente.
• Reducción de errores humanos, al automatizarse y digitalizarse todo el proceso.
• Disminución de costos de insumos (papel y tóner)
• Reducción de riesgos de falsificación (mayor seguridad)
• Reducción de costos de aprobación y trabajos de seguimiento
• Aceleración de la cobranza
• Agilidad en la localización de información
• Mayor facilidad en los procesos de auditoría interna y externa
• Eliminación de espacios de archivo físico y costos por consultas
• Automatizar el proceso de pago a proveedores
• Mejora la relación con el proveedor

Los servicios profesionales en estas soluciones de Xerox integran: arquitectura y diseño de la solución a medida de cada empresa, consultoría documental, levantamiento y optimización de procesos, administración de proyectos, optimización de flujos de trabajo, funciones de outsourcing, generación de documentos tributarios electrónicos; recepción, administración y almacenamiento y servicios de procesamiento de imágenes y captura inteligente.